Ansvar och kontakt
Chiqflow är Chiqsson Åkeri AB:s interna arbetsverktyg för transportuppdrag. Personuppgiftsansvarig är Chiqsson Åkeri AB, organisationsnummer 559322-3745, Fräsaregatan 1, 302 62 Halmstad.
Daniel Chiquet ansvarar för frågor och begäranden om personuppgifter. Kontakta chiqflow@chiqsson.se.
Vilka uppgifter används?
- Konto och personal: namn, e-postadress, behörigheter, förar- och fordonskoppling, inloggningsuppgifter i skyddad form samt utbildningar, körkortsbehörigheter, giltighetsdatum och intyg.
- Uppdrag och rapportering: kund- och beställaruppgifter, adresser, instruktioner, arbets- och rasttider, kommentarer och bilder.
- Säkerhetsunderlag: tillsynssvar, riskbedömningar, lyftplaner och signaturer.
- Fordonspositioner: uppgifter från Infobric som används för att planera tillgängliga fordon. En position kan kopplas till fordonets förare.
- Tekniska uppgifter: sessioner, enhetstoken för aktiverade ordernotiser samt anslutnings- och feluppgifter, exempelvis IP-adress, tidpunkt, begärd adress och klientinformation.
Uppgifter kommer från dig när du använder appen, från kontorets registrering, från kunder och beställare samt från Infobric. Kamera och bildbibliotek används när du väljer att lägga till bilder.
Varför används uppgifterna?
Uppgifterna används för att ge behörig åtkomst, planera och genomföra transporter, dokumentera säkerhet och kompetens, rapportera arbetstid, ta fram löne- och faktureringsunderlag samt hantera support och kundfrågor.
Fordonspositioner används bara för planering, inte för kontroll av arbetstider, raster eller utfört arbete. Chaufförerna informeras om detta från början.
Nödvändig tidrapportering och lönehantering grundas på fullgörande av anställningsavtalet. För åtkomst, orderplanering, yrkeskontakter, säkerhetsdokumentation, kompetens och support används intresseavvägning som rättslig grund. Intressena är att genomföra transporter, planera rätt bemanning, dokumentera säkerheten och ge användarna ett fungerande arbetsverktyg. Arbetstidsuppgifter som omfattas av vägarbetstidslagen och nödvändig räkenskapsinformation bevaras för att uppfylla rättsliga skyldigheter.
Kontouppgifter och de arbetsuppgifter som behövs för uppdraget krävs för att kunna ge åtkomst och utföra arbetet i Chiqflow. Om en uppgift saknas kontaktar kontoret dig för att bedöma hur arbetet ska hanteras.
Vem får åtkomst?
Chaufförer ser sina egna uppdrag och tider, inte andra chaufförers. Daniel Chiquet och Helena Olausson på kontoret har tillgång för verksamhetens arbete. Personliga konton används. Daniel ska stänga av en chaufförs åtkomst direkt när den inte längre behövs.
Uppdrags- och säkerhetsunderlag kan lämnas till transportcentralen, kunden eller angiven arbetsledare när det behövs för uppdraget. Uppgifter kan också behandlas av tjänster som används i arbetsflödet:
- Infobric: fordonsdata och positioner.
- one.com: e-postkommunikation.
- Apple: leverans av aktiverade ordernotiser och kartfunktioner i native-apparna.
- Google Maps: när du väljer att öppna en uppdragsadress där överförs adressen till Google.
- OpenStreetMap och unpkg.com: när befintlig webb-TV visar kartan hämtas kartbilder och kartbibliotek från externa tjänster. Det gäller inte den här informationssidans innehåll.
Extern kart- och notiskommunikation kan även omfatta anslutnings- och enhetsuppgifter. Leverantörernas behandling beskrivs i deras egna villkor och integritetsinformation.
Vissa leverantörer beskriver behandling eller åtkomst utanför EU/EES. Deras offentliga villkor hänvisar bland annat till EU-kommissionens standardavtalsklausuler eller andra tillåtna överföringsgrunder. Du kan kontakta Daniel för information om vilka mottagare som berör dina uppgifter och om tillämpliga överföringsskydd eller hur du kan få en kopia av dem.
Hur länge sparas uppgifterna?
Alla order arkiveras för närvarande. För att hitta tidigare uppdrag och hantera kund- och fakturafrågor behöver företaget normalt se beställarens namn, kontaktuppgifter och vilken chaufför som körde i 6–12 månader. Arkivering är inte radering och någon generell automatisk gallring av detta arkiv har ännu inte införts.
Register över arbetstid som omfattas av vägarbetstidslagen ska bevaras i minst två år efter den tidsperiod arbetet omfattar. Förarkoppling och andra uppgifter som behövs för detta register följer den skyldigheten och inte orderarkivets normala behov på 6–12 månader.
Uppgifter som faktiskt utgör räkenskapsinformation ska bevaras till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Detta gäller inte automatiskt alla orderbilder, kommentarer eller andra personuppgifter.
Personliga inloggningssessioner har en giltighetstid på 30 dagar. Det är inte samma sak som att konto- och arbetsuppgifter raderas efter 30 dagar. Serverloggar roteras efter storlek och har ännu ingen verifierad maximal lagringstid i dagar. Säkerhetskopior omfattar både löpande kopior och äldre manuella återställningspunkter.
Den interna rutinen innebär att behovet av orderkontaktuppgifter och vanliga bilagor prövas när 12 månader har gått efter att uppdraget både avslutats och slutfakturerats. Nödvändiga uppgifter för arbetstidsregister, bokföring eller ett särskilt dokumenterat behov bedöms separat. Prövningen är manuell; någon generell automatisk radering av orderarkivet finns inte. En begäran om rättelse eller radering prövas av Daniel.
Dataskydd i vardagen
Rapportera felutskick, förlorad telefon eller misstanke om obehörig åtkomst till Daniel. Skicka aldrig lösenord i ett supportärende och undvik personuppgifter som inte behövs i kommentarer, bilder och skärmbilder.
Den detaljerade rutinen för behörigheter, begäranden, incidenter och genomgång av sparade uppgifter hålls internt hos företaget.
Dina rättigheter
Kontakta chiqflow@chiqsson.se om du vill få tillgång till eller rätta dina uppgifter. Beroende på behandlingen kan du också ha rätt till radering, begränsning, invändning och dataportabilitet. Rättigheterna gäller med de förutsättningar och undantag som följer av dataskyddsreglerna.
Du får normalt svar inom en månad. Vid en tillåten förlängning får du information om orsaken inom den första månaden. Du kan lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten, IMY.
Om informationswebbplatsen
Den här informationswebbplatsen har inga kontaktformulär, analysverktyg, kakor eller externa typsnitt. Tekniska anslutningsuppgifter kan ändå förekomma i webbserverns loggar.